Buku Panduan Penggunaan
Panduan langkah demi langkah cara mengoperasikan seluruh menu aplikasi RKM Digital secara praktis dan mudah dipahami.
1 Login & Pemilihan Akses Peran
Aplikasi RKM Digital mengadopsi sistem keamanan satu pintu yang memudahkan warga dan pengurus mengakses portal masing-masing secara praktis:
- Buka aplikasi, lalu pada layar login awal masukkan Kode Sandi khusus paguyuban Anda. Video 1.2
- Masukkan nama user Anda (jika belum terdaftar silakan hubungi pengurus RKM / bendahara untuk didaftarkan di database, dan Anda akan diberikan akses peran sesuai peran Anda, misal warga/petugas/bendahara/ketua). Video 1.2
- Jika Anda adalah pengurus (Bendahara/Petugas) dan ingin melihat visual dari sudut pandang warga, cukup klik tombol Beralih ke Portal Warga yang berada di bagian atas layar dashboard Anda.
- Instalasi Aplikasi di HP: Warga dan Pengurus dapat menginstal aplikasi RKM Digital secara praktis ke layar utama HP Android (Chrome -> Tambah ke Layar Utama) atau iOS (Safari -> Add to Home Screen). Video 1.3
2 Panduan Operasional Portal Warga (Transparansi Kas)
Sebagai warga, Anda memiliki akses penuh untuk melakukan pembayaran iuran dan pengawasan keuangan paguyuban rukun kematian secara mandiri melalui 12 menu akses cepat:
- Menu Bayar Iuran: Warga dapat melakukan pembayaran iuran secara mandiri secara digital langsung melalui menu Bayar Iuran, ini mempermudah pengurus RKM, jika semua warga membayar lewat menu ini maka petugas RKM tidak perlu keliling lagi untuk menagih, semua cukup lewat aplikasi saja. Video 2.1
- Menu Riwayat Bayar: Memantau dan melihat seluruh kuitansi digital pembayaran iuran Anda yang sudah terverifikasi sistem. Video 2.2
- Menu Keluarga: Panduan memantau serta menambahkan daftar anggota keluarga yang menjadi tanggungan Anda. Video 2.3
- Menu Profil Saya: Mengecek informasi data pribadi dan memperbarui data penting seperti nomor HP terdaftar. Video 2.4
- Menu Ubah Password: Mengganti password akun Anda kapan saja demi kenyamanan dan keamanan privasi akses. Video 2.5
- Menu Laporan Kas: Mengaudit mutasi buku kas paguyuban (kas masuk dan keluar) secara transparan dan real-time. Video 2.6
- Menu Statistik: Melihat grafik kepatuhan bayar iuran bulanan dan melihat warga lain yang telat bayar agar bisa saling mengingatkan. Video 2.7
- Menu Daftar Aset: Memantau inventarisasi barang duka bersama milik paguyuban (tenda, kursi, ambulans, dll). Video 2.8
- Menu Pengurus: Melihat daftar susunan kepengurusan RKM paguyuban yang aktif beserta kontak hubungnya. Video 2.9
- Menu Shodaqoh: Mengirimkan donasi atau shodaqoh digital sukarela untuk meringankan beban warga yang terkena musibah duka. Video 2.10
- Menu Kirim Saran: Mengirimkan saran, aspirasi, keluhan, atau masukan berharga langsung ke dasbor pengurus. Video 2.11
- Menu Info & Bantuan: Menampilkan daftar orang/nomor darurat penting yang dapat dihubungi. Video 2.12
3 Panduan Operasional Petugas Lapangan (Penagihan Kas)
Petugas masih dapat berkeliling untuk menagih karena yang perlu kita ketahui tidak semua warga paham teknologi. Namun lambat laun, dengan dibarengi edukasi secara bertahap kepada warga, semua akan dapat menggunakan aplikasi ini secara maksimal sehingga ke depan seluruh proses iuran cukup diselesaikan lewat aplikasi saja.
• Mencari Data Warga & Menginput Setoran Video 3.1
Saat berkeliling ke rumah-rumah warga untuk melakukan penagihan bulanan:
- Gunakan kolom pencarian Cari Nama atau Blok Warga... untuk menemukan data KK warga secara instan.
- Periksa info badge merah status tunggakan warga (contoh: *NUNGGAK 12 BLN*).
- Tekan tombol Tagih (ikon tangan menerima koin) di sebelah kanan nama warga.
- Ketikkan jumlah nominal iuran yang dibayarkan warga saat itu, lalu simpan transaksi.
• Mengirimkan Notifikasi Kuitansi WhatsApp Video 3.2
Setelah menyimpan transaksi tagihan, sistem akan memicu popup kuitansi. Tekan tombol Kirim WA untuk membuka aplikasi WhatsApp di HP Anda secara otomatis dengan draf pesan kuitansi digital ramah yang siap dikirim langsung ke nomor warga bersangkutan.
• Menyetorkan Kas Terkumpul ke Bendahara Video 3.3
Jumlah kas yang Anda bawa tercatat di kotak hijau Kas Di Tangan (Belum Disetor). Setelah berkeliling, serahkan uang fisik tersebut kepada Bendahara dan klik tombol Setor ke Bendahara di dashboard petugas Anda untuk memindahkan antrean verifikasi ke bendahara utama.
4 Panduan Operasional Bendahara (Admin Kas Utama)
• Menu Daftar Warga & Ekspor CSV Video 4.1
Mengelola database warga paguyuban (tambah, hapus, edit) serta menunjuk warga yang menjadi kepala keluarga atau tanggungan. Pengurus dapat mengekspor daftar warga ke format CSV Excel-Friendly yang rapi dengan info kepala keluarga terhubung secara otomatis.
• Menu Daftar Pengurus Video 4.2
Memantau struktur kepengurusan rukun kematian beserta level akses (admin/petugas/bendahara/ketua).
• Menu Verifikasi Iuran Video 4.3
Menerima setoran fisik dari petugas penagih lapangan, mencocokkan data iuran sementara, lalu menekan tombol Setujui / Verifikasi agar sah dibukukan masuk ke Kas Utama.
• Buku Bantu Kas & Unduh PDF Laporan Kas Video 4.4
Melihat mutasi kas masuk/keluar secara transparan. Bendahara dapat men-download Laporan Kas format PDF A4 yang dinamis sesuai filter tanggal yang dipilih di layar. Laporan PDF otomatis memuat perhitungan Saldo Awal (saldo awal pengaturan + mutasi sebelum periode penarikan), Total Mutasi Masuk/Keluar, dan Saldo Akhir di bawah Kop Surat resmi.
• Menu Jurnal Biaya Video 4.5
Mencatat pengeluaran kas duka (seperti santunan kematian ahli waris, pembelian kain kafan, solar ambulans, perbaikan tenda, dll). Saldo utama kas otomatis berkurang secara langsung.
• Menu Buat Pengumuman Video 4.6
Menerbitkan informasi lelayu kematian, pengumuman rapat RT/RW, kerja bakti, maupun berita penting lainnya ke beranda portal warga secara real-time.
• Menu Aset RKM Video 4.7
Menginventarisasi kepemilikan alat paguyuban (sound system, jumlah kursi lipat, kondisi tenda duka, pemandian, keranda besi) agar terdata rapi.
• Menu Pengaturan (Rekening, PIN, & QRIS Barcode) Video 4.8
Menyeting nama dan alamat paguyuban, nominal iuran bulanan RT/RW, mensetting PIN Keamanan global, dan mengunggah gambar QRIS Desa (format Base64/PNG) yang otomatis tertaut pada modal menu bayar iuran warga.
• Menu Kotak Saran Video 4.9
Membaca kritik, aspirasi, masukan, dan saran yang dikirim warga secara anonim maupun non-anonim untuk ditindaklanjuti pengurus.
• Backup & Restore Database (JSON) Video 4.10
Melakukan backup offline seluruh data aplikasi menjadi satu file .json. Untuk melakukan Restore (pemulihan), Bendahara diwajibkan memasukkan kata sandi (PIN Keamanan / Password Login Bendahara) demi proteksi dari penimpaan data yang tidak disengaja.
• Laporan Kepatuhan Bulanan PDF Video 4.11
Mencetak Laporan Kepatuhan Bulanan A4 PDF resmi rukun kematian. Laporan memuat data rekap total saldo kas berjalan, jumlah & daftar warga yang sudah melunasi iuran pada bulan terpilih, serta jumlah & rincian warga yang masih menunggak (dilengkapi akumulasi bulan tunggakan).